ЭККО использует OMNITRACKER для улучшения работы сервисных подразделений

Компания ЭККО реализовала проект по переносу функционала своих подразделений на платформу OMNITRACKER, разработанную немецкими специалистами компании OMNINET.  Нестандартность проекта заключается в переводе отличных от ИТ сервисных служб на автоматизированную сервисную систему с четкими заложенными в нее механизмами SLA, учета и контроля исполнения запросов. В принятии решения о проекте ключевую роль сыграл тот факт, что ранее, при помощи  OMNITRACKER уже удалось создать качественную и эффективную систему управления службой технической поддержки  ИТ.  Главным преимуществом, полученным в результате проекта ЭККО, стала возможность строгого планирования ресурсов сервисных служб и четкого контроля качества их работы.  Инвестиции в проект ограничились закупкой дополнительных лицензий, а стадия внедрения продлилась 1 месяц, причем внедрение осуществлялось собственными силами без привлечения внешних консультантов.

До внедрения платформы OMNITRACKER сервисные подразделения компании ЭККО не имели формализованной системы управления.  Операционные процессы  строились, в основном,  посредством электронной почты, телефонных звонков, табличного редактора Excel и бумажного документооборота, а поэтому расчет стоимости сервисных услуг и мониторинг качества и скорости работы сервисных подразделений были технически невыполнимы.

Проект подразумевал, что новая ИТ-платформа  устранит организационные недостатки в функционале сервисных служб точно так же, как это было ранее сделано в отношении службы технической поддержки департамента ИТ ЭККО.

Следует отметить, что основной функционал сервисных служб, характерный для крупного ритейлера, представляет собой  инциденты в технологических процессах розничной сети. Сюда входят  корректировка рабочего времени, исправление ошибочно проведенных возвратов, открытие периодов для проведения ошибочно не принятых переоценок или неверно отраженных видов оплат, исправление ошибок, связанных с картами лояльности, претензионная работа с покупателями, инциденты, связанные с работой технологической инфраструктуры магазинов, заявки в административно-хозяйственную службу по снабжению инвентарем и материалами. Существенную часть  занимают инциденты по линии техничкой поддержки департамента ИТ.

Проект был начат с описания процессов сервисных подразделений через изучение существующих нормативных материалов, регламентирующих текущую работу сервисных подразделений, и с  интервьюирования владельцев процессов. Был сформирован список направлений по сервисным подразделениям, подлежащим переводу на новую схему работы на новой платформе — это управление инцидентами с заранее определённым типовым порядком работы на основе разработанных норм, порядок работы по которым является типовым и нормируемым.

По каждому из направлений был выработан порядок прохождения заявок в новой системе и SLA, составлена карта бизнес-процессов. Все это легло в основу нового объединенного регламента оказания сервисных услуг, согласованного всеми участниками измененных процессов. Затем все описанные в регламенте процессы были реализованы в системе OMNITRACKER. После обучения специалистов сервисных служб работе в системе и утверждения пользовательских инструкций, сервисные подразделения были переведены на работу в OMNITRACKER. Работа над всеми стадиями проекта заняла менее трех месяцев. Оборудование, на котором работает система, не требовало замены, а все необходимые изменения в системе для работы всех сервисных подразделений были сделаны силами одного ИТ-специалиста.

Помимо технической стороны проекта, немалое значение было уделено внедрению организационно-управленческого подхода, что включает такие понятия, как систематизация и описание процессов оказания сервисных услуг, регламентирование их оказания, ввод новых стандартов и SLA для каждого сервисного подразделения, перевод работы персонала сервисных служб на новые схемы работы, его обучение, изменение ролей.

Как результат, компания получила ряд существенных улучшений в работе подразделений. Повысились скорость и качество решения инцидентов, новая система позволила привязать работу сотрудников сервисных служб к KPI, использующихся в расчете их мотивации, а также сделать прозрачным расчет требуемых ресурсов сервисных подразделений, что способствовало оптимизации штата.  Важным также является возможность проведения анализа роста или снижения инцидентов в разных временных промежутках, по разным направлениям, магазинам, регионам, отделам с целью принятия правильных управленческих и системных решений. Помимо этого, существенно снизился объем бумажного документооборота и сократилось время решения заявок. И, наконец, возросла лояльность покупателей, в целом, а этот факт является одним из ключевых показателей эффективности ритейлового бизнеса.

«Создавая OMNITRACKER, мы рассчитывали на то, что наш продукт станет универсальным инструментом, способным внести улучшения в разноплановые сервисные службы, не ограничиваясь сферой информационных технологий. Наши принципы основаны на понимании общей логики взаимодействия бизнес-процессов, поэтому OMNITRACKER может послужить базой для построения самых разнообразных систем предоставления услуг,» — комментирует генеральный директор ОМНИНЕТ России и СНГ, Михаэль Добнер (Michael Dobner)

«Адаптация лучших технологических практик, использовавшихся в ИТ в бизнес-процессы компании, – характерный пример того, как ИТ-служба может и должна быть не только сервисным, но и как минимум оптимизирующим для бизнеса подразделением. Существовавшая ранее исключительно для работы службы технической поддержки ИТ-департамента система OMNITRACKER, зарекомендовавшая себя на протяжении нескольких лет высокой надежностью и проработанностью со стороны вендора, позволила нам реализовать в ней работу всех сервисных служб компании с минимальными затратами и сроками, что сделало бизнес компании еще боле оптимальным и технологичным», — отметил CIO ECCO в России Сергей Прохоров (Sergey Prokhorov).

rbanews